L’archivage électronique semble aujourd’hui devenir la norme. La numérisation de toutes les procédures ainsi que l’archivage sous forme numérique des anciens documents est un processus qui semble ne pas avoir de retour en arrière. Pour autant, cela ne signifie pas qu’il s’agisse de la panacée. Il faut bien comprendre les avantages et inconvénients de l’archivage électronique.
Les avantages de l’archivage électronique
La gestion de l’espace
Des dizaines d’étagères et des centaines de cartons d’archivage peuvent tenir aujourd’hui sur une simple clé USB, un disque dur ou être sauvegardé en ligne. Vous gagnez ainsi un volume énorme dans vos locaux en transformant vos archives papier en un support numérique.
Une accessibilité immédiate et contrôlée
Une archive papier, aussi bien rangée soit-elle, est d’abord un document auquel il faut accéder en y consacrant du temps. Cela peut être simplement quelques minutes, mais c’est une démarche qui se renouvelle autant de fois qu’il sera nécessaire d’accéder à une archive. Avec la gestion numérique, n’importe quel document est accessible instantanément grâce aux techniques d’indexation liées à l’archivage numérique. De plus, les documents peuvent être classifiés et donc protégés d’un accès par quiconque, de façon bien plus simple que n’importe quelle solution physique.
Une sécurité renforcée
Au-delà de l’accès par les employés, les données numériques sont sauvegardées en ligne sur des serveurs sécurisés. Elles sont donc inaccessibles à qui ne doit pas y accéder. Et elles restent particulièrement simples à restaurer lorsque le système informatique connaît un accident. Si les archives papiers brûlent ou sont inondées, il y a aura une perte énorme à voir totale des documents.
Les inconvénients de l’archivage électronique
Vos données archivées numériquement sont dépendantes des logiciels qui vous y donnent accès et de votre connexion Internet. Vous êtes donc soumis à leur fonctionnement. ON parle de dépendance technologique.
Une maintenance régulière du système informatique
Il est nécessaire d’avoir plusieurs sauvegardes de ses données informatisées afin de pallier une panne ou un incident technique qui rendrait inaccessibles vos archives de façon temporaire ou définitive. Cela suppose, entre autres, une maintenance régulière de vos serveurs informatiques afin d’avoir l’assurance de ne perdre aucune donnée sauvegardée.
Du personnel qualifié
La sauvegarde en ligne de vos données anciennes, ou de celles que vous produisez jour après jour, peut nécessiter l’emploi d’une personne qualifiée pour gérer au fur et à mesure le fonctionnement des sauvegardes ou intervenir sur des situations spécifiques.
Quelle réponse pour l’archivage ?
L’archivage numérique est la grande tendance parce que ces avantages l’emportent sur les inconvénients. Cependant, il ne s’agit pas de faire l’archivage électronique n’importe comment. Il convient d’abord de choisir le soutien d’archivage le plus adapté à vos besoins, d’établir une politique de conservation des données claires et faciles à appliquer. Enfin, il faut accepter que cette solution ait aussi un coût, comme l’archivage papier, notamment pour le coût informatique des sauvegardes ou du personnel qualifié pour gérer la sauvegarde et la maintenance de l’ensemble des outils.